Client confidentiel – Cadrage UX d’un back-office
Le contexte et les enjeux
Un acteur de référence de la dématérialisation des documents RH a fait appel à Inflexsys et à son équipe Design afin de repenser l’expérience utilisateur de son back-office employeur.
La solution, déjà déployée, permet de gérer l’ensemble du cycle de vie du collaborateur : de l’embauche jusqu’à la sortie, en passant par l’envoi et le stockage sécurisé des documents RH.
Avec le temps, l’enrichissement fonctionnel de la plateforme a généré une complexité croissante des parcours, rendant la navigation peu intuitive pour les utilisateurs RH.
L’enjeu :
Pour l’entreprise, il était de poser les bases d’une refonte UX, capable de…
- simplifier les usages quotidiens,
- structurer la donnée,
- accompagner plus efficacement les échanges entre employeurs et salariés.
La méthodologie
La mission s’est inscrite dans une phase de cadrage UX complète, combinant analyse de l’existant, recherche utilisateur et co-construction.
Audit de la solution existante
Analyse des parcours, de l’architecture de l’information et des composants UI afin d’identifier les incohérences, les redondances fonctionnelles et les points de friction.
Entretiens utilisateurs
Réalisation d’entretiens semi-directifs auprès d’un panel représentatif d’utilisateurs RH, issus d’organisations de tailles variées.
Objectif : comprendre les usages réels, les attentes métier et les limites de la solution actuelle.
Atelier de cadrage
Animation d’ateliers réunissant client, utilisateurs et équipes Inflexsys pour :
- Aligner la compréhension des enjeux
- Prioriser les besoins
- Repenser l’architecture globale de la solution
- Identifier un axe de travail prioritaire
Analyse comparative
Étude des solutions concurrentes et des pratiques du marché afin d’alimenter la réflexion stratégique et UX.
La solution
Cette phase de cadrage a permis de définir une solution claire et concrète, pensée pour simplifier l’usage quotidien de la plateforme et rendre la navigation plus intuitive pour les équipes RH. Concrètement, la solution proposée repose sur plusieurs axes principaux :
- Une architecture plus cohérente et lisible, évitant l’effet “patchwork” fonctionnel lié à l’ajout progressif de nouvelles fonctionnalités
- Une structuration claire des données collaborateurs et documents, facilitant la recherche, le filtrage et la réalisation d’actions en masse
- Une centralisation des actions utilisateurs des espaces dédiés, afin de simplifier le quotidien et réduire les déplacements entre différents modules
- Une évolution progressive des parcours existants, sans remise en cause globale de la solution
Cette approche permet de poser les bases d’une plateforme plus simple, plus lisible et mieux adaptée aux pratiques réelles des équipes RH, tout en sécurisant les prochaines étapes de conception et d’amélioration.
Bénéfices et avis client
- Une vision claire des priorités UX à court, moyen et long terme
- Des parcours utilisateurs simplifiés et recentrés sur les usages RH réels
- Une meilleure lisibilité fonctionnelle et une réduction des frictions quotidiennes
- Des bases solides pour faire évoluer la plateforme sans alourdir l’expérience
« La phase de cadrage permet de prendre du recul sur la solution, de mieux comprendre les attentes des utilisateurs et de définir une vision claire et pragmatique pour la suite du projet. »