Le contexte et les enjeux
Spécialisé dans le recrutement et le placement de personnel temporaire depuis 1998, le Groupe Morgan Services a fait appel à Inflexsys pour concevoir une application mobile sur-mesure pour digitaliser l’expérience intérimaire. Pour permettre son bon fonctionnement, il a été nécessaire de concevoir en parallèle un back-office métier, utilisé par les agences pour piloter l’activité et interagir avec les intérimaires. Une phase de cadrage terrain a rapidement mis en évidence un point clé : les agences s’appuient déjà sur un écosystème riche d’outils pour gérer leurs activités (recrutement, gestion administrative, documents, missions…).
Les enjeux
Un premier enjeu a consisté à ne pas ajouter un outil supplémentaire, mais à :
- Comprendre les usages réels sur le terrain
- Éviter la multiplication des tâches chronophages
- Concevoir un outil capable de centraliser les actions clés et fonctionnalités principales
Un autre défi résidait dans la diversité des profils utilisateurs : commerciaux, assistants administratifs, recruteurs, managers et responsables d’agence, chacun ayant des besoins et des usages différents sur un même outil.
La méthodologie
Le projet a démarré par une phase de cadrage UX approfondie, centrée sur les usages métiers.
- Observation terrain au sein des agences pour comprendre les pratiques réelles
- Études qualitatives afin d’identifier les besoins, les contraintes et les points de friction rencontrés par les utilisateurs
- Cartographie de l’écosystème existant, mettant en évidence la multiplicité des outils utilisés
- Identification des rôles des utilisateurs et de leurs interactions avec les outils
- Priorisation des fonctionnalités à intégrer dans le futur back-office
Cette approche a permis de poser les bases d’un outil en phase avec les réalités du terrain, plutôt qu’une solution théorique.
La solution
Un back-office conçu comme point central des outils métiers.
À partir des observations et informations recueillies lors de la phase de cadrage, le back-office est pensé comme un outil centralisateur, capable de regrouper progressivement les fonctionnalités clés utilisées par les agences.
Concrètement, la solution repose sur plusieurs axes :
- Une centralisation des fonctionnalités métiers, regroupant la gestion des intérimaires, des missions, des documents et des interactions avec l’intérimaire (messages, suivi des demandes d’acompte) dans un même outil
- Une adaptation aux différents profils utilisateurs, en prenant en compte les besoins spécifiques de chaque rôle (agence, responsable de région et administrateur)
- Une structuration claire des informations, facilitant l’accès aux données clés (candidats, missions, documents, disponibilités)
- Une réduction des doubles saisies et des tâches chronophages, en limitant les allers-retours entre outils
- Une évolution progressive de l’écosystème, avec un objectif à terme de synchroniser ou remplacer certains outils existants
Ce travail de conception s’appuie sur une vision à court, moyen et long terme, permettant de faire évoluer l’outil sans rupture avec les usages actuels.
Bénéfices et avis client
- Des parcours simplifiés et mieux adaptés aux métiers et usages terrain
- Une réduction des tâches répétitives et des doubles saisies
- Une meilleure lisibilité des informations et des actions à réaliser
- Une base solide pour faire évoluer l’écosystème digital de manière progressive
- Un bon fonctionnement et une bonne gestion de l’application mobile
« Sur ce type d’écosystème riche et multi-outils, l’enjeu est de centraliser sans complexifier. Le travail UX consiste à comprendre les usages réels pour concevoir un outil qui simplifie le quotidien des agences, plutôt que de l’alourdir. »
N. Antoine, UX Designer, Inflexsys